Monitoring poczty elektronicznej przez pracodawcę
Zgodnie z art. 223 Kodeksu pracy, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika.
Niemniej, taki rodzaj kontroli nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Aby w ogóle było możliwe wprowadzenie monitoringu, pracodawca ma obowiązek ustalić go w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Adwokat od prawa pracy podkreśla, że w układzie zbiorowym, regulaminie pracy bądź obwieszczeniu należy określić cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu.
Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie o wprowadzeniu monitoringu poczty swoich pracowników. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Biorąc pod uwagę powyższe, nie ulega wątpliwości, że granica poszanowania, w tym nienaruszenia całego wachlarzu dóbr osobistych przy tego typu kontroli jest bardzo łatwa do przekroczenia.
W zakresie monitoringu poczty, niewątpliwie szczególnie narażona na naruszenie jest ochrona tajemnicy korespondencji. Ochrona tajemnicy korespondencji ma podstawy nie tylko w Kodeksie pracy, ale również m.in. art. 49 Konstytucji RP, art. 267 Kodeksu Karnego oraz art. 82 Prawa Autorskiego. Sam katalog możliwych naruszeń prawa do korespondencji ma charakter otwarty. Prawnik z kancelarii adwokackiej prawa pracy zaznacza, iż należy zachować szczególną ostrożność, gdyż naruszeniem takim jest już samo zapoznanie się z treścią wiadomości skierowanej do innej osoby, ujawnienie jej treści osobie trzeciej, a także uniemożliwienie dotarcia korespondencji do adresata, niszczenie jej, modyfikowanie treści, itp.
Niemniej wobec korespondencji prowadzonej przez pracownika ze służbowej skrzynki e-mail istnieje domniemanie, że korespondencja ta jest prowadzona w imieniu pracodawcy, szczególnie gdy pracownik nie zaznaczył jej prywatnego charakteru (D. Dörre-Kolasa, w: A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy. Komentarz, Warszawa 2018, komentarz do art. 111 KP). Korzystanie z udostępnionej pracownikowi skrzynki e-mail w celu świadczenia pracy służbowej jest elementem procesu pracy, który może podlegać kontroli. Niebezpieczeństwo naruszenia tajemnicy korespondencji mogłoby natomiast wystąpić w sytuacji, gdy pracodawca zezwolił na użytkowanie służbowej poczty email do celów prywatnych. Problemem może być też sytuacja, gdy pracownik korzysta w celach służbowych ze swojej prywatnej skrzynki email. W takim przypadku ewentualna kontrola wymagałaby uprzedniego pisemnego zrzeczenia się przez pracownika z prawa do tajemnicy korespondencji prywatnej.
Korzystanie przez pracownika z Internetu i poczty służbowej niesie za sobą zagrożenia związane z wirusami, programami szpiegującymi, obciążeniem spamem, itp. Stosowanie ochrony technicznej przeciwdziałającej takim zagrożeniem nie narusza tajemnicy korespondencji, jeśli zastosowane środki kontroli są w pełni automatyczne, tj. nie wymagają udziału człowieka (art. 223 KP Komentarz pod red. Muszalski/Walczak 2021, wyd. 13/Nałęcz).
Europejskie orzecznictwo w zakresie naruszenia dóbr osobistych na skutek wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej nie jest jeszcze szczególnie obszerne. Niemniej można już na tym etapie dostrzec kierunek, w którym zmierza judykatura.
W 2007 roku Europejski Trybunał Praw Człowieka wydał wyrok w sprawie dotyczącej monitorowania rozmów telefonicznych i e-maili pracownika przez pracodawcę (Lynette Copland przeciwko Wielkiej Brytanii)
Trybunał uznał, że rozmowy telefoniczne prowadzone podczas pracy są objęte pojęciem „życia prywatnego” i „korespondencji” dla potrzeb art. 8 Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności z dnia 4 listopada 1950 r. (Dz.U. z 1993 r., Nr 61, poz. 284). W pewnych okolicznościach monitorowanie korzystania przez pracownika z telefonu, e-maila lub Internetu w miejscu pracy może być konieczne w realizacji uprawnionego celu, jednak muszą do tego istnieć podstawy prawne w prawie krajowym.
W 2017 roku Europejski Trybunał Praw Człowieka wydał wyrok w sprawie dotyczącej monitoringu wiadomości pracowniczych jako podstawy rozwiązania umowy o pracę (Mihaia Bărbulescu przeciwko Rumunii).
Wobec zarzutu skarżącego co do tego, że decyzja jego pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę została podjęta na podstawie naruszenia jego prawa do poszanowania życia prywatnego i korespondencji przewidzianego w art. 8 Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności (Dz.U. z 1993 r., Nr 61, poz. 284), a także że sądy krajowe nie dopełniły spoczywającego na nich obowiązku ochrony tego prawa – Trybunał stwierdził, że w przedmiotowej sprawie sądy krajowe nie ustaliły w szczególności, czy skarżący został wcześniej powiadomiony przez pracodawcę o możliwości monitorowania jego wiadomości w komunikatorze Yahoo Messenger, sądy nie uwzględniły również faktu, że nie został on poinformowany o charakterze lub zakresie monitorowania, ani stopnia ingerencji w jego życie prywatne i korespondencję. Ponadto nie określiły one, po pierwsze, konkretnych powodów uzasadniających wprowadzenie środków monitorowania; po drugie, czy pracodawca mógł zastosować łagodniejsze środki ingerencji w życie prywatne i korespondencję skarżącego; i po trzecie, czy istniała możliwość uzyskania dostępu do wiadomości bez wiedzy skarżącego. Trybunał uznaje, że władze krajowe nie zapewniły skarżącemu odpowiedniej ochrony prawa do poszanowania jego życia prywatnego i korespondencji i że w związku z tym nie zdołały osiągnąć właściwej równowagi między wchodzącymi w grę interesami. Doszło zatem do naruszenia art. 8 Konwencji.
Co prawda Skarżący został poinformowany o regulaminie wewnętrznym pracodawcy, który zakazywał wykorzystywania zasobów spółki w celach prywatnych oraz zapoznał się z treścią tego dokumentu, co potwierdził podpisem. Trybunał stwierdza jednak, że sądy krajowe nie ustaliły czy skarżący został wcześniej powiadomiony o możliwości wprowadzenia przez pracodawcę środków w zakresie monitorowania, a także o zakresie i charakterze takich środków. Trybunał jest zdania, że aby spełnić wymóg uprzedniego powiadomienia, pracodawca musiałby udzielić ostrzeżenia przed rozpoczęciem działań monitorujących, w szczególności w przypadkach, gdy wiążą się one również z dostępem do treści wiadomości pracowników. Wskazują na to standardy międzynarodowe i europejskie, które wymagają, by osoba, której dane dotyczą, została poinformowana przed podjęciem jakichkolwiek działań monitorujących. W odniesieniu do zakresu monitorowania i stopnia ingerencji w prywatność skarżącego Trybunał zauważa, że kwestia ta nie została zbadana ani przez Sąd Okręgowy, ani przez Sąd Apelacyjny, chociaż wydaje się, że w okresie monitorowania pracodawca rejestrował wszystkie wiadomości skarżącego w czasie rzeczywistym, uzyskiwał do nich dostęp i drukował ich treść.
Niestety, nawet w przypadku naruszenia obowiązków pracodawcy w związku ze stosowaniem monitoringu poczty elektronicznej nie stanowi to w żaden sposób wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Niemniej każdy poszkodowany pracownik ma prawo złożyć skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych bądź wszcząć postępowanie sądowe w związku z naruszeniem dóbr osobistych.
W przypadku jakichkolwiek dodatkowych wątpliwości dotyczących przedstawionej materii bądź innej dotyczącej spraw z zakresu prawa pracy, zapraszamy do kontaktu z kancelarią adwokacką – prawnicy specjalizujący się w obszarze prawa pracy są do Państwa dyspozycji na terenie Warszawy i Siedlec.
