Praca zdalna

W maju 2022 rząd przyjął projekt nowelizacji Kodeksu pracy dotyczący wprowadzenia do przepisów pracy zdalnej. Formalnie Ustawa miała wejść w życie po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania stanu epidemii. Niemniej zgodnie z informacją Ministerstwa nowe przepisy mają wejść w życie w ciągu 14 dni po jej opublikowaniu w Dzienniku Ustaw.

W niniejszym artykule adwokat od prawa pracy postara się przybliżyć czym właściwie jest praca zdalna zgodnie z ustawą oraz jakie obowiązki i prawa w związku z nowelizacją będą mieć pracownicy oraz pracodawcy.

• Definicja

Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

• Jak zacząć pracować w formie zdalnej?

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

1) przy zawieraniu umowy o pracę albo

2) w trakcie zatrudnienia.

Ważne! W przypadku zmiany formy w trakcie zatrudnienia, uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

• Praca zdalna na polecenie pracodawcy?

Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy tylko w określonych przypadkach:

1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub;

2) w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe;

-jeżeli pracownik złoży, bezpośrednio przed wydaniem polecenia, w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenie, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej, pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

• Zobligowanie pracodawcy do uwzględnienia wniosku pracownika

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, o którym mowa w art. 142(1) § 1 pkt 2 i 3, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej, chyba, że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Prawnik od prawa pracy podkreśla, że o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

• Wprowadzenie przez pracodawcę formy pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się:

• w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową,
• regulaminie ustalonym przez pracodawcę (jeśli nie dojdzie do porozumienia ze związkami),
• jeśli brak zakładowych organizacji związkowych, postanowienia regulaminu należy uzgodnić z przedstawicielami pracowników,
• wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie, o którym mowa powyżej albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

• Treść porozumienia/regulaminu

Porozumienie oraz regulamin określa w szczególności:

1) grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;

2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów;

3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;

4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy;

5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

7) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

• Rezygnacja z pracy zdalnej

W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Adwokat z Kancelarii Adwokackiej wskazuje, że w razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

• Obowiązki pracodawcy

Pracodawca jest obowiązany:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych;

3) pokryć inne niż określone powyżej koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu;

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędne do wykonywania tej pracy szkolenia i pomoc techniczną.

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału i jego ceny rynkowe, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty dostępu do łączy telekomunikacyjnych.

• Ochrona danych osobowych

Pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych przyjmowanych przez pracodawcę na potrzeby wykonywania pracy zdalnej oraz przeprowadza, w miarę potrzeb, instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza, w postaci papierowej lub elektronicznej, zapoznanie się z procedurami oraz jest obowiązany do ich przestrzegania. Pracownik wykonujący pracę zdalną i pracodawca przekazują niezbędne informacje do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą.

• Kontrola pracownika

Pracodawca ma prawo, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika, przeprowadzać kontrolę wykonywania tej pracy przez pracownika, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, na zasadach określonych w porozumieniu, regulaminie, poleceniu. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania i charakteru pracy zdalnej. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Adwokat od prawa pracy podkreśla, że jeżeli pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy określonych w informacji, wzywa pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w miejscu i terminie określonym przez pracodawcę.

• Zasada równego traktowania i zakazu dyskryminacji

Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy zdalnej. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również odmowy wykonywania takiej pracy.

• Równe traktowanie

Pracodawca umożliwia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

• Zakaz wprowadzenia pracy zdalnej na określonych stanowiskach

Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną nie powierza się prac:

1) szczególnie niebezpiecznych;

2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;

3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem w miejscu pracy czynników chemicznych;

4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, a także przy pracach pylących lub powodujących intensywne brudzenie.

• Ryzyko zawodowe

Przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej pracodawca jest obowiązany sporządzić ocenę ryzyka zawodowego, uwzględniając w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowy i szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy, i na podstawie jej wyników opracować informację zawierającą: 1) zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, 2) zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, 3) czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej 4) zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego. Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza, w postaci papierowej lub elektronicznej, zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

• Oświadczenie pracownika

Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, oświadczenia zawierającego potwierdzenie, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii.

• Wypadek przy pracy

W razie wypadku przy pracy zdalnej art. 234 § 1 k.p. oraz przepisy wydane na podstawie art. 237 § 1 pkt 1 i 2 k.p. stosuje się odpowiednio. Oględzin miejsca wypadku dokonuje się po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika w przypadku, gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie uzgodnić tego terminu, i członków zespołu powypadkowego. Zespół powypadkowy może odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

• Wnioski pracownicze

W przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej.

• Praca zdalna okazjonalnie

Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

W razie jakichkolwiek dodatkowych wątpliwości dotyczących przedstawionej materii bądź innej dotyczącej spraw z zakresu prawa pracy, zapraszamy do kontaktu z kancelarią adwokacką – adwokaci od prawa pracy są do Państwa dyspozycji na terenie Warszawy oraz Siedlec, natomiast prowadzone przez sprawy obejmują teren całej Polski.